什么是无纸化办公室?

 
办公室曾经是一个进出信件托盘，文件柜和许多纸张的地方。在晴朗的日子里，你的工作可能被打开的窗户打乱，墨水耗尽是每天的噩梦，静止有时和员工一样有价值。值得庆幸的是，今天我们有云计算。
如果你看看现代办公室，你将很难发现任何纸张，因为数字桌面和软件已成为常态。随着Tipp-Ex和Pritt Stick的推出，纸夹，剪纸和纸盒已经成为历史。当然，有些地方仍会偶尔打印出奇怪的电子表格或文件，但主要是，我们现在是一名数字化劳动力。
这取决于云计算和工作服务的增长，例如Google的G Suite和Microsoft的Office 365，它们可以在您拥有互联网和连接设备的任何地方制作，发送和访问虚拟文档。
这不仅是那些关注纸张办公室对环境影响的人，也是那些意识到印刷和纸张为企业带来的成本的人所驱动的;毕竟，所有印刷品都有环保和货币成本。
这个企业必杀技被称为无纸化或数字化办公室。但这仍然是商业虚构而非事实吗?
从企业社会责任的角度来看，无纸化是绝对有意义的。在全球范围内，我们认为我们的纸张消费量在过去40年中增长了一倍以上，而ORS集团的数据表明，英国普通员工每年的纸张数量达到10,000张 – 相当于四箱，总共花费40英镑。
虽然这看起来可能不是很多，但是当你考虑到英国总共有多少员工时，这个数字会变得更加严重，并且估计每人10,000张中的大约6,800张只是浪费而不是必需品。
从财务角度来看，更好地利用资源和减少浪费只能最终为您的管理费用做好事。无论是转换为纯粹的储蓄还是仅仅让组织转移额外的资源以在其他地方增加价值，它都可以提供真正的好处。
但是存在风险。数字数据总是引起安全问题，无论信息是物理存在还是数字存在，GDPR的出现意味着企业必须对包含可识别数据的所有资产进行更严格的控制。
如何去无纸化
公司可以在寻求无纸化方面做些聪明的事情。这些包括常识性策略，例如更好地教育员工或使用智能打印机，每次打印时都会在成本方面与员工交流，或者只能使用身份证访问。
鼓励员工只在必要时进行打印，并在页面的两面进行打印，这也有助于减少浪费。
最终，它是关于买入的。如果员工认为这纯粹是削减成本的措施，他们可能不会朝同一方向发展。但是，如果他们明白这些成本可以帮助确保企业(或环境)的健康和/或在公司的其他地方重新投资，那么它可能突然变得更有意义。
“不是根据降低成本或增加利润来设定目标，而是找出员工为什么要在办公室减少纸张并根据这些原因制定可行的举措。是减少混乱，创造更有效的流程，减少单调的数据输入，还是只是为了减少浪费并成为一个更环保的公司?基于员工可以实现的好处，设定围绕员工认为有价值的目标，“Nektar在其关于减少办公室纸张消耗的指导中表示。
“如果目标和目标明确定义并吸引员工参与，那么一旦实现了这些目标，就应该采取诸如降低成本等措施。”
Nektar更进一步的建议，建议员工不应该只是被咨询，而是要求领导变革，并补充说：“这是我们不能强调的一步。当管理层试图改变工作场所而没有员工的任何意见结果通常不是预期的结果。让员工发表意见会使他们更有可能不仅采用，而且引领变革。
“每天处理纸张的员工可能已经知道裁员的位置或者可以减少或消除纸张的使用，因此利用这些知识至关重要。”
世界自然基金会还提供五个减少工作场所纸张消耗的关键技巧：
1)在打印之前先想一想
2)使用纸张的两面
3)避免打印电子邮件或复印太多
4)使用技术来提供帮助，例如扫描仪或电子邮件
5)回收您使用的产品并要求使用再生纸
如果遵循这些提示，世界自然基金会相信大多数企业可以将纸张消耗量减少至少20%。
“无纸化办公室是企业拥有的明智和谨慎的目标，但它是一个崇高的目标，”海南兰达在商业期刊发表的一篇文章中写道。
“我们还有很长的路要走，才能真正实现”无纸化“，”他补充道。 “就像老一辈人还没有准备放弃他们的黑莓手机或他们的Rolodex一样，今天的员工们还没有准备好放弃纸张。”
因此，很明显，尽管可以显着减少纸张消耗，但完全无纸化办公室的梦想可能仍然是这样。 至少目前是这样。